Card 3 de 4 · Protocolo
Julgue: Após o recebimento de um documento no protocolo, é obrigatória a produção de, pelo menos, três cópias desse documento, de modo a facilitar a sua busca.
Errado — não existe exigência normativa de produção de um número fixo (três) de cópias de todo documento recebido no protocolo; o controle e a facilidade de busca são obtidos por meio do registro adequado, não pela multiplicação obrigatória de cópias.
As boas práticas de protocolo recomendam o registro correto dos elementos de controle do documento (data, remetente, assunto, número) para facilitar sua localização futura, mas não existe norma que exija, de forma obrigatória e padronizada, a confecção de pelo menos três cópias de cada documento recebido.
Fundamentação teórica
Doutrina de Arquivologia — protocolo (registro como instrumento de controle, sem exigência de multiplicação de cópias).
Base científica
Não existe regra fixa de 'X cópias obrigatórias' em protocolo — desconfie de números arbitrários em questões.
Técnica de memorização
Números específicos e arbitrários ('pelo menos três') sem base normativa costumam sinalizar item errado.
Exemplo prático
Um ofício recebido é registrado uma única vez no sistema de protocolo, sem necessidade de múltiplas cópias físicas.
Erros comuns
Aceitar regras numéricas específicas sem verificar se realmente existe base normativa para elas.
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