Card 1 de 1 · Fase de produção documental
A fase básica da gestão de documentos em que é possível contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração, evitando duplicação e vias desnecessárias, além de opinar sobre materiais e equipamentos, denomina-se:
Alternativa D (produção) — a fase de produção documental é onde se pode intervir para evitar a criação de documentos desnecessários e opinar sobre recursos materiais e equipamentos usados na confecção de documentos.
A fase de produção é a primeira das três fases clássicas da gestão de documentos (produção, utilização, destinação), e é justamente nessa fase que se busca racionalizar a criação de documentos, evitando duplicidade e vias desnecessárias, além de orientar sobre a escolha adequada de materiais e equipamentos reprográficos — descrição correta que corresponde à alternativa D.
Fundamentação teórica
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística — Fases da Gestão de Documentos (Produção).
Base científica
Arquivologia — teoria das três idades documentais.
Técnica de memorização
Produção → Utilização (protocolo) → Destinação/Avaliação. "Evitar duplicação na criação" é claramente a fase de PRODUÇÃO.
Exemplo prático
Um órgão que padroniza formulários para evitar a criação de documentos redundantes está atuando na fase de produção da gestão documental.
Erros comuns
Colocar a racionalização da criação de documentos na fase de utilização (já cobrada em item anterior desta prova para o protocolo) em vez da fase correta de produção.
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